Ins Neue Jahr soll man bekanntlich mit guten Vorsätzen gehen und diese dann auch in die Tat umsetzen. Genau dies hat sich das Landratsamt Coburg vorgenommen. Ab sofort ist der neue Bürgerservice im Foyer der Kreisbehörde in neuem Outfit, mit neuen motivierten Kollegen und mit einem neuen Konzept im Echtbetrieb.
Die nächsten Tage und Wochen werden allerdings noch unter dem Titel „Testbetrieb laufen. Der Auftrag wurde noch von Michael Busch als Landrat erteilt. Die Service- und Kundenorientierung soll verbessert, möglichst optimieren werden. Nach einer reiflichen Plan- und Bauphase ist jetzt der Zeitpunkt gekommen an den Start zu gehen. Hinter der Ursprungsidee steht auch der aktuell „Amtierende", Stellvertreter des Landrats Rainer Mattern. „Ich stehe voll hinter dem Projekt und weiß, dass es eine Art Systemwechsel bedeutet bei dem alle, ja alle Führungskräfte und Mitarbeiter gefordert sind und mitziehen müssen, um den angepeilten Erfolg zu erzielen. Ich bin sicher, das wird funktionieren", betonte er bei einer internen Besprechung dieser Tage.
Das Modell einer verbesserten Service- und Kundenorientierung wurde im Bayer. Innovationsring des Bayer. Landkreistages entwickelt. Auch der Landkreis Coburg ist dort vertreten und aktiver Partner in der Projektgruppe. Wer bisher das Landratsamt über den Haupteingang besuchte, konnte an der Pforte nur mit einem heutigen Ansprüchen nicht mehr gerecht werdenden Service bedient werden. Besucherempfang (ca. 130 Besucher täglich) und Telefonie (ca. 1300 Anrufe von extern täglich) über einen Ansprechpartner abzuwickeln konnte nicht (mehr) zur Zufriedenheit der Beteiligten funktionieren.
Ab sofort gelangt der Besucher oder die Besucherin barrierefrei durch selbstöffnende Türen ins Foyer und wird an einer offenen Theke empfangen und bedient oder an die zuständige Stelle im Haus weitergeleitet. Die Telefonie wird ungestört vom Publikumsbetrieb im Back-Office dank Unterstützung mit neuer Technologie kundenorientiert abgewickelt. Von der neuen Telefonanlage und der verbesserten Telefonvermittlung profitieren nicht nur die Kunden sondern auch die Sachbearbeitung durch gezielte Vermittlung und Vermeidung von fehlgeleiteten Anrufen. Entlastung wird die möglichst direkte Auskunftserteilung an der ersten Anlaufstelle bringen.
Weitere positive Effekte für die Sachbearbeiter des Hauses wird die direkte Erledigung von Anliegen an der Kundentheke bringen. Die Vorprüfung von Unterlagen und die passgenaue Vermittlung erspart Kunden und Bediensteten in den Fachbereichen unnötige Wege und Leerlauf.
Das System ist zunächst auf die beiden Schwerpunkte Telefonie und Besucherempfang ausgelegt. Später sollen Zug um Zug weitere geeignete Aufgaben vor die Klammer gezogen und direkt erledigt werden. Weitere flankierende Maßnahmen, wie digitalisierte Vorgangsbearbeitung, sind in der Umsetzung oder Planung.
Im Bürgerservice sind künftig für Sie da:
Sarah Klingbeil, Daniela Münch, Saskia Walter und Karl-Heinz Wloka. Ohne Prophet sein zu müssen, wird die Verwirklichung der anvisierten Ziele nicht nur der Landrat der Veranlassung (Michael Busch), der derzeitige amtierenden Landrat der Fertigstellung (Rainer Mattern) sondern auch der zukünftige Landrat bzw. die zukünftige Landrätin (n.n.) begrüßen.
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